1. Introduction

Personne ne dispose d’une vie illimitée ni ne souhaite consacrer son existence entière à sa profession : chacun aspire à avoir du temps libre pour sa famille, ses amis, ses loisirs.

Or, si, au fil du XXe siècle, les sociétés industrielles ont vu leur productivité augmenter parallèlement à la diminution du temps de travail, depuis le début des années 2000, les courbes se sont inversées : on produit moins et on travaille davantage. Les cols blancs sont particulièrement touchés, et le burn-out fait désormais partie de notre vocabulaire.

Quels sont les éléments en cause ?

Des méthodes inefficaces qui nuisent au rendement et nous épuisent. Avec patience et rigueur, il est cependant possible de se forger un nouvel état d’esprit, d’investir le temps différemment, d’acquérir des outils qui simplifient considérablement le travail et optimisent chaque tâche accomplie, en bref, de se délester de l’inutile et du superflu.

Voici donc les « trucs » essentiels qu’ont accepté de partager avec vous 300 startuppers – cadres de startups célèbres françaises ou internationales comme Blablacar, Spotify, La Fourchette ; directeurs de fonds d’investissement ; jeunes pousses en développement.

Objectif : temps minimum, impact maximum. Concrètement, accélérer de 1 % votre vitesse de travail de semaine en semaine, reviendra, au bout d’un an, à voir votre semaine de 40 heures réduite à 24 !

2. L’emploi du temps… au propre et au figuré

Le temps est la variable principale de l’équation centrale de l’ouvrage :

Travail accompli = temps passé x intensité de concentration x rapidité d’exécution

En effet, sans gestion optimale du temps, aucune des trois règles d’or de la productivité que sont l’organisation, la concentration et l’accélération n’est possible, qui plus est dans une société en mutation permanente, rapide et exponentielle : si 8 000 ans se sont écoulés entre la révolution agricole et la révolution industrielle, neuf ans seulement séparent la création du Net et le séquençage complet de l’ADN.

Cette accélération globale des progrès, qui touche tous les domaines de l’industrie et de la science, n’est pas près de s’arrêter avec, entre autres, l’essor annoncé des technologies NBIC (nanotechnologies, biotechnologies, informatique et sciences cognitives). Rappelons qu’en 2018, sept des dix capitalisations boursières les plus élevées au monde n’avaient même pas une génération (Apple, Alphabet, Alibaba, Tencent, Microsoft, Amazon, Facebook).

Rapidité, réactivité face au changement sont donc indispensables à la survie de l’entreprise d’aujourd’hui. Dans ce contexte ultra-compétitif, outre la créativité, la ressource la plus précieuse, c’est le temps. Comment alors, littéralement, employer efficacement ce dernier ? Avant tout en gérant de façon optimale votre emploi du temps quotidien… Logique !

Tout commence par une question essentielle à se poser, chaque jour, devant chaque nouvelle possibilité : oui ou non ?

Dans la grande majorité des cas, la réponse sera négative : savoir dire non aux demandes inutiles (propositions de partenariats, rendez-vous, conférences, déjeuners…) constitue déjà un premier pas important. Mieux vaut prendre quelques instants pour décliner une sollicitation inintéressante que de s'évertuer à exécuter une tâche infructueuse. Il n’y a là aucune raison de se culpabiliser, au contraire, dire « non » quand cela vous semble pertinent, c’est respecter votre interlocuteur, ne pas lui faire perdre son temps. Et cela sera de plus en plus vrai à mesure de la progression de votre carrière.

Autre aspect essentiel à régler : les réunions. Celles-ci sont particulièrement chronophages, souvent inutiles et sources de frustration. Ainsi, avant d’accepter de participer à une nouvelle réunion, demandez-vous avant tout si elle est indispensable : si la réponse est non, déclinez-la en envoyant un message courtois et/ou proposez un entretien en one to one. Cela résout la situation dans 95 % des cas.

Astuce : évitez les échanges d’e-mails non productifs en prenant soin de rédiger votre premier message clairement, en particulier si votre but est de déléguer une tâche à un membre de votre équipe.

3. La règle des trois tâches

Outre l’essentiel « savoir dire non », LE conseil le plus partagé par les entrepreneurs est celui de la simplissime règle des trois tâches : chaque matin, avant d’entrer en action, identifiez les trois choses les plus importantes à faire dans la journée et attribuez à chacune un créneau horaire pour les réaliser.

Attention : commencez par la plus difficile, le cas échéant exécutez d’abord les tâches « passives » (celles que vous enclenchez, mais n'effectuez pas, par exemple confier un dossier à un collègue) pour vous concentrer ensuite sur les tâches « actives » (celles que vous ne pouvez pas déléguer et qui exigent une grande concentration). Si une mission vous semble trop ardue, ne cédez surtout pas à la tentation de la procrastination (« Je le ferai demain »), mais décomposez-la en sous-étapes que vous gravirez progressivement, fixez-vous des échéances. Rappelez-vous que le plus dur, c’est de s’y mettre.

La règle des trois tâches ne sera pleinement efficace que combinée à d’autres lignes de conduites rudimentaires :

– Ne laissez pas les idées vagabondes polluer votre pensée, notez-les. Il est fondamental de s’astreindre à faire sa to do list (liste de choses à faire) pour se délester des idées parasites. Par ailleurs, inscrire une tâche à accomplir, c’est passer un contrat tacite avec soi-même, s’engager à la réaliser. Plutôt que de recourir au papier, mieux vaut consigner cela dans Evernote, Google Keep, Any.do, Trello, Todoist ou encore Remember the Milk qui permettent la synchronisation de vos divers appareils, le partage avec vos collègues, etc.

– Octroyez-vous des moments hors connexion pour travailler sur des sujets qui nécessitent une plus grande attention (en activant par exemple le « mode hors connexion » dans les paramètres de Google drive).

– Adoptez la règle des deux minutes : dans votre liste de choses à faire, si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite.

– Enfin, acceptez de déléguer. En expliquant bien la situation et en prenant un peu plus de temps au début, le retour sur investissement sera important. N’oubliez pas qu’un des secrets de la productivité réside dans le lien que l’on sait construire avec les personnes que l’on dirige : un bon leader pense à son équipe avant de penser à lui-même. Si besoin est, n’hésitez pas à faire appel à un freelance pour accomplir une tâche qui déborde du cadre des compétences de votre équipe (création de logo, de site web, rédaction de contenu…).

4. Un horizon sans nuages

Une fois gérée l’organisation générale de votre quotidien, votre journée type pourrait ressembler à ceci : trois tâches planifiées (ou « timeboxées »), des réunions courtes et peu nombreuses, trois moments pour traiter les e-mails et une vraie pause déjeuner.

Avoir un agenda clair et concis permet d’envisager l’étape suivante de la méthode : la concentration. Être performant, c’est aussi être 100 % disponible dans l’accomplissement d’une tâche précise. Comment donc dégager son horizon mental, se débarrasser des pensées parasites, sources constantes d’interruptions qui vous empêchent de vous focaliser sur l’essentiel ?

– Faites le tri !

Aidez-vous d’outils numériques pour vous libérer de certaines tâches contraignantes liées à la gestion de vos e-mails : si vous utilisez Gmail (comme l’immense majorité des startuppers), l’extension MixMax (un indispensable !) vous rappellera qui relancer et quand. L’extension Inbox when ready masque la boîte de réception par défaut et l’affiche, quand vous le souhaitez, en cliquant sur « afficher la boîte de réception ».

N’encombrez pas votre boîte aux lettres, adoptez la méthodologie « Inbox Zero » consistant à archiver les e-mails lus ne requérant pas d’attention ou encore à vider sa boîte aux lettres deux fois par semaine. De même, rangez régulièrement vos bureaux virtuel et matériel, tous les vendredis après-midi par exemple. Enfin, efforcez-vous de ne pas lire votre courriel professionnel en dehors des heures de travail.

– Dites stop à l’« infobésité »

Éloignez-vous de tout ce qui consomme inutilement le temps : multiples sont aujourd’hui les tentations chronophages. Pour cela, les outils de blocage sont d’une grande aide (l’application Freedom empêche, quand vous le décidez, toute connexion à Facebook ou à d’autres sites). Évitez aussi de poser votre smartphone sur la table, a fortiori en réunion. Si un article vous intéresse, stockez-le dans « Pocket » et consultez-le plus tard. Désactivez les notifications sur les écrans de réglage. Installez un bloqueur de publicité (ou « adblocker ») sur votre ordinateur et désinscrivez-vous des newsletters inutiles.

– Gérer les contacts avec autrui

Si vous travaillez en open space ou ne voulez simplement pas être dérangé, faites-le comprendre en mettant des écouteurs. Osez parfois sortir du bureau pour travailler (café, parcs, espaces de coworking…). Et pourquoi ne pas partir une semaine loin de tout (comme Bill Gates) pour faire le point et stimuler vos capacités ?

Privilégiez les communications asynchrones (e-mails, courriers, SMS). Certains dirigeants ne répondent jamais au téléphone. Sans en arriver là, répondez le moins possible aux appels (sauf si c’est votre patron ou un client important) et indiquez sur votre répondeur que vous n’êtes pas disponible, mais que vous répondrez aux SMS.

5. La voie de la méditation

La méditation est largement pratiquée dans la Silicone Valley et la conférence « Wisdom : 0 » qui est consacrée annuellement à cette pratique réunit de nombreux hauts dirigeants de célèbres entreprises high-tech (Facebook, Twitter, Linkedin, Paypal, etc.). Ce n’est par ailleurs pas pour rien que Google a mis au point, pour ses employés, son propre programme de méditation «?Search inside yourself?».

Si un entrepreneur sur cinq dit pratiquer régulièrement la méditation, c’est tout simplement parce que ces temps de pause que l’on s’octroie à soi-même sont bénéfiques pour notre capacité de concentration. Il ne s’agit aucunement de faire le vide, mais de s’entraîner à accueillir le flot de pensées qui vous traverse en permanence.

Pour vous guider sur cette voie, inscrivez-vous à un stage Vipassana ou commencez par télécharger l’application «?Mind?» pour méditer 10 minutes par jour.

6. FAST is beautiful

Il s’agit maintenant de décupler vos forces, d’entrer au cœur du processus d’optimisation de vos capacités et de votre efficacité grâce à la méthode FAST.

FAST comme « rapide », mais surtout comme Fundamentals, Automation, Speed, Twenty-eighty rule.

– Fundamentals : « Mens sana in corpore sano ».

Avant toute chose, assurez les fondations en prenant soin de votre corps : stimulez votre création d’endorphines et de dopamine par l’exercice physique (téléchargez l’application 7 minute workout, de Johnson & Johnson) ; respectez votre horloge biologique (faites le questionnaire de typologie circadienne d’Ostberg, accessible en ligne pour déterminer, entre autres, si vous êtes plutôt du matin ou du soir) ; alternez les temps de travail et les temps de pause, au besoin faites des siestes de 10 minutes ; soignez votre alimentation ; limitez le nombre de décisions à prendre au quotidien (Mark Zuckerberg porte tous les jours le même modèle de T-shirt… pas une minute à perdre !).

Parallèlement, investissez dans votre matériel informatique. Utilisez, comme 99 % des entrepreneurs, Gmail pour les e-mails, Chrome pour le navigateur (et ses extensions précieuses), Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour la création de vos documents (édition simultanée, enregistrement permanent, multiples fonctionnalités).

– Automation

L’objectif est ici d’automatiser les tâches répétitives : laissez l’ordinateur remplir les formulaires (grâce 1Password ou Dashlane), traiter les e-mails (MixMax décuple les possibilités de Gmail), gérer les process répétitifs (Zapier connecte plus de 750 applications entre elles). La RPA (Robotic Process Automation) est aussi une piste intéressante (UiPath par exemple), de même les outils de reconnaissance vocale ou les assistants virtuels (Julie Desk semble appréciée).

– Speed

Vous pouvez maintenant prendre de la vitesse. De nombreux outils sont accessibles (cf. partie suivante) pour optimiser votre temps de travail. Ils vous seront d’une grande aide pour la dactylographie, la rédaction des messages, la création de documents, le remplissage de formulaires, la recherche de fichiers, la vitesse de navigation, mais aussi la vitesse de lecture (Warren Buffet consacre 80 % de son temps à la lecture et comme le disait le président américain Truman : « Not all readers are leaders, but all leaders are readers »).

Enfin, une réunion (pas plus de 30 minutes, 4 à 6 personnes au maximum) doit servir uniquement à prendre une décision collective, brainstormer ou annoncer des informations importantes.

– Twenty-eighty rule : 20 % des efforts pour 80 % des impacts

Inspirée des travaux de l’économiste italien du XIXe siècle Vilfredo Pareto, la « twenty-eighty rule » part du principe que de nombreux phénomènes économiques se répartissent grosso modo selon un ratio 20/80 (20 % des clients rapportent 80 % du chiffre d’affaires, 20 % des causes provoquent 80 % des conséquences, etc.). Cette règle est transposable au quotidien : concentrez vos efforts sur les 20 % d’actions à fort impact, quitte à négliger les 80 % d’occupations à faible impact. Par exemple, si vous avez un rapport à rendre, soignez particulièrement les 20 % les plus déterminants pour convaincre votre interlocuteur.

7. Les robots, nos meilleurs amis ?

D’ici peu, il est probable que des robots bien plus performants qu’aujourd’hui ouvriront la voie de l’automatisation de nombreux processus fastidieux (création de contrats, gestion des sinistres, traitement des réclamations, facturation) ; l’intelligence artificielle est un domaine en ébullition et en forte progression, qui n’a pas fini de nous étonner.

En attendant, les auteurs conseillent vivement d’apprendre à utiliser des outils (extensions, applications…) parfois payants, mais souvent gratuits pour les fonctionnalités de base, grâce auxquels, à terme, vous réaliserez des gains de temps précieux et de multiples bénéfices.

La 25e heure propose un récapitulatif thématique des outils mentionnés dans les divers chapitres. Ci-après la liste synthétique.

Notons que deux applications remportent ex aequo la palme d’or : Alfred App (pour Mac uniquement) et MixMax (pour la gestion du courrier sur Gmail).

– Pour garder sa concentration : Stayfocusd (ou Freedom, SelfControl), Inbox when Ready pour Gmail, Unroll.Me, Pocket, Noisli.

– Pour accélérer la navigation sur Chrome : AdBlock, Dashlane, Resulter, OneTab, The Great Suspender, AutoPagerize, AutoPatchWork, Don’t Fuck With Paste. Par ailleurs, vous trouverez aussi dans le livre une liste des principaux raccourcis Gmail, Google Sheets et Excel.

– Pour accélérer les activités relatives aux e-mails : MixMax, YetAnotherMailMerge, LinkedinSalesNavigator, Fullcontact, Clearbit, Hunter.

– Pour accéder à ses documents sans connexion Internet : Google Drive Offline.

– Pour automatiser des tâches répétitives : Zapier ou IFTTT, UiPath, Hazel (Mac uniquement) ou DropIt (pour PC).

– Pour accélérer les tâches quotidiennes : Alfred App, Swiftkey, Typingclub, CloudApp, aText ou Auto Text Expander, Paste, Expensify, iScanner, Franz.

– Pour substituer l’ordinateur au téléphone portable : MightyText, Whatsapp pour le web.– Pour accélérer la recherche : Spotlight (Mac), Cortana (Windows).

8. Conclusion

Le grand économiste Keynes prévoyait qu’au XXIe siècle la semaine de 15 heures serait une réalité. Plus proche de nous, le fondateur d’Alibaba, Jack Ma, envisage, à 30 ans, une semaine de 12 heures. Nous n’y sommes pas encore, mais l’objectif de ce livre est bien de vous fournir les clefs pour y parvenir. Une fois atteint ce but, peut-être vous frotterez-vous les mains et calculerez comment réinvestir ce gain temps dans d’autres activités lucratives ?

Comme l’a démontré une célèbre étude des deux prix Nobel d’économie, A. Deaton et D. Kahneman, le bonheur réel augmente certes avec les revenus, mais jusqu’à un certain seuil seulement (75 000 dollars par an pour les États-Unis). Pourquoi donc ne pas plutôt utiliser ce temps nouveau pour vous enrichir autrement, investir dans l’amitié, la famille, les relations, vous investir dans des projets passionnants, devenir bénévole, continuer à apprendre et vous dire, qu’au bout du compte, « l’avenir appartient à ceux qui travaillent moins » ?

9. Zone critique

La 25e heure pourrait être le reflet symptomatique du grand paradoxe de notre époque, de ses injonctions contraires : accélérer, toujours plus, tout en sachant ralentir, prendre soin de soi et de l’environnement, au risque de disparaître. D’un côté le fast food pour la pause-déjeuner, de l’autre le slow food pour les vacances en Italie, ou les séminaires de marketing pour la semaine et la lecture dominicale de l’Éloge de la lenteur de Carl Honoré.

Malgré quelques idées qui laissent perplexes (se désaliéner de Facebook via l’application Freedom, alors que cette société de la Silicone Valley est présentée comme un modèle de réussite ou encore remplir une grille personnalisée avec le nombre de mois qu’il vous reste à vivre), cet ouvrage désamorce les paradoxes : dans ce nouveau monde les valeurs ne s’opposent pas, elles se combinent, les outils ne sont pas des fins, mais des moyens, des alliés pour alléger nos journées de travail, redonner sa place à la créativité, jouir d’un véritable temps libre, la 25e heure.

10. Pour aller plus loin

– David Allen, S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress, Alisio, 2016.– Stephen Covey, Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, J’ai lu, 2012.– Ryan Holiday, L’obstacle est le chemin : De l’art éternel de transformer les épreuves en victoires, Alisio, 2018.– Carl Honoré, Éloge de la lenteur : et si vous ralentissiez ? Poche Marabout, 2013.– Ben Horrowitz, Hard Things - Entreprendre dans l’incertitude, Dunod, 2018.