1. Introduction

Dans cet ouvrage, Léo Babauta explique sa méthode ZTD qui s’inspire du système GTD (« Getting Things Done ») créé par David Allen. Néanmoins, le ZTD simplifie la méthode de David Allen, tout en y apportant des éléments complémentaires renforçant son efficacité. La méthode de Léo Babauta est fondée sur dix nouvelles habitudes à mettre en place dans notre quotidien.

Celui-ci estime qu’il est important de se concentrer sur une seule nouvelle habitude à la fois afin d’accroître nos chances de réussite, et donc d’éviter de s’éparpiller inutilement. Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de toutes les appliquer pour que le système fonctionne, de même que l’ordre dans lesquelles l’auteur les présente peut s’adapter à chacun. Pour appliquer le ZTD, il est à la fois nécessaire de faire le point sur nos objectifs quotidiens et hebdomadaires, mais il est surtout essentiel de passer rapidement à l’action pour pouvoir les accomplir.

Comment organiser simplement nos projets et nos activités ? Comment les accomplir de manière zen tout en augmentant notre productivité ? Telles sont les questions auxquelles l’écrivain tente de répondre au fil de son ouvrage en détaillant dix habitudes à mettre en place.

2. Habitude n°1 : Collecter

Pour commencer, Léo Babauta nous suggère de collecter de l’information. Pour ce faire, il nous conseille d’avoir sur nous un petit carnet ou un bloc-notes en permanence, afin de pouvoir y noter les informations qui nous viennent à l’esprit : idées, projets et tâches, tout peut être consigné dans notre carnet.

L’écrivain insiste sur l’importance de noter immédiatement les idées qui surviennent, afin de ne pas les oublier. Il recommande également de sélectionner le support le plus simple qui soit : ainsi, un carnet de notes est plus pratique à manipuler et à transporter qu’un outil numérique comme une tablette.

Cette première habitude nous permet de désencombrer notre cerveau. De retour à notre domicile, nous pouvons ensuite réutiliser nos notes pour les classer dans notre to-do list, notre liste de choses à faire. La manière d’organiser notre to-do list est détaillée dans l’habitude n°5.

3. Habitude n°2 : Traiter

Toutes les informations doivent être traitées dès leur apparition. Il peut s’agir de celles qui sont consignées dans notre petit carnet, mais aussi de celles qui proviennent de l’extérieur, comme le courrier et les messages.

Que ces informations soient stockées dans notre carnet, dans notre boîte mail, dans notre boîte vocale ou dans nos courriers au format papier, nous devons les traiter au moins une fois par jour. Il est important de prendre une décision rapide pour traiter chacune d’entre elles. S’il est possible de remplir notre tâche en moins de deux minutes, Léo Babauta nous conseille de le faire dans l’immédiat.

Dans le cas contraire, l’information peut être inscrite sur notre to-do list, afin de l’accomplir plus tard. Selon sa nature, l’information peut également être supprimée, jetée, déléguée ou classée. Cette deuxième habitude a pour objectif d’éviter la procrastination et l’accumulation des informations. L’auteur nous recommande de restreindre nos points de collecte au minimum.

C’est pourquoi il nous suggère de ranger nos papiers administratifs, notre courrier et nos factures dans un seul endroit de notre maison, ou de ne posséder qu’une seule boîte mail.

4. Habitude n°3 : Planifier

Léo Babauta emprunte des idées issues du système GTD créé par David Allen. Néanmoins, ces deux systèmes diffèrent sur plusieurs points. Tout d’abord, tandis que le GTD consiste à modifier simultanément plusieurs habitudes, la méthode ZTD propose de n’en changer qu’une seule à la fois pour plus d’efficacité.

De plus, le ZTD se concentre plus sur l’action que le GTD, qui se focalise davantage sur la collecte d’informations. Une autre différence entre la méthode de David Allen et celle de Léo Babauta consiste à se fixer des priorités quotidiennes et hebdomadaires pour planifier les tâches à effectuer, établies à partir de notre to-do list.

L’auteur distingue d’une part les TPS (Tâches prioritaires de la semaine) que nous devons prévoir au début de chaque semaine, et d’autre part les TPJ (Tâches prioritaires du Jour) que nous pouvons déterminer chaque jour. Quatre à six tâches prioritaires peuvent être prévues chaque semaine. Une à trois tâches prioritaires peuvent être programmées quotidiennement et être effectuées en début de journée afin de nous assurer de leur traitement. Les TPJ peuvent inclure des TPS ainsi que d’autres tâches importantes.

Enfin, il est important de commencer chaque journée en accomplissant notre première TPJ sans nous laisser distraire. Cette troisième habitude est utile pour éviter de réagir aux sollicitations extérieures sans avoir déterminé au préalable nos priorités.

5. Habitude n°4 : Faire

Le précepte le plus important de cette quatrième habitude est de faire une seule chose à la fois, sans nous laisser distraire. Celle-ci peut être sélectionnée dans notre liste de TPJ. Dès lors, l’auteur nous invite à éliminer les sources de distraction potentielles en éteignant si possible notre ordinateur et notre téléphone portable, et en éliminant les choses qui encombrent notre bureau.

Il nous propose aussi de programmer un minuteur pour nous aider à nous concentrer le plus longtemps possible sur notre tâche à effectuer. Si quelqu’un nous interrompt, nous pouvons noter l’information dans notre petit carnet, puis reprendre l’exécution de notre tâche.

De temps en temps, Léo Babauta nous conseille de prendre des respirations profondes et de faire quelques étirements, avant de recommencer notre travail. Dès que notre tâche est accomplie, nous pouvons nous récompenser en allant consulter un blog que nous aimons ou en lisant notre courriel.

6. Habitude n°5 : Établir un système simple et fiable

Léo Babauta nous donne des conseils pour établir notre liste. Celle-ci doit être la plus simple possible. Il est possible d’organiser notre liste par catégories, tout en la simplifiant au maximum. L’auteur nous suggère d’élaborer une liste construite selon les catégories suivantes : travail, perso, courses, appels, en attente (pour les affaires à suivre), un jour (choses impossibles à faire dans l’immédiat), projets.

Ces listes ne doivent pas être confondues avec les TPJ et les TPS, même si certaines informations peuvent se recouper. Pour écrire notre to-do list, plusieurs outils sont adaptés, comme le carnet Moleskine, le programme Tadalist qui permet d’élaborer des listes, ou le Hipster PDA, un assistant personnel basique. Néanmoins, l’idéal est de ne choisir qu’un seul outil sans en changer.

7. Habitude n°6 : Organiser

Chaque chose doit être rangée à sa place. Après avoir traité les informations, il faut les archiver. À chaque instant, nous devons savoir où se trouvent les objets pour gagner du temps. Il est donc important d’attribuer une place à chaque chose au préalable : les documents peuvent être rangés dans un classeur, les clés dans un endroit précis, le linge sale dans un autre, etc.

Afin de mettre en place cette habitude, l’auteur nous recommande d’utiliser des étiquettes, permettant d’étiqueter les boîtes et les dossiers pour nous y retrouver.

Par ailleurs, pour ancrer cette habitude dans notre quotidien, il vaut mieux nous concentrer uniquement sur celle-ci pendant une période de trente jours jusqu’à ce qu’elle devienne naturelle. Ce conseil est valable pour chacune des habitudes proposées dans l’ouvrage.

8. Habitude n°7 : Faire le point

Léo Babauta suggère de mettre en place un « bilan hebdomadaire simplifié », permettant de faire le point sur nos projets et nos objectifs. Tout d’abord, il nous invite à déterminer notre unique objectif à long terme et notre objectif à court terme. L’objectif à long terme correspond à un but de vie que nous souhaitons atteindre au cours de l’année. Nous devons faire le point sur cet objectif chaque semaine, afin de continuer à focaliser notre attention et notre énergie dessus.

Quant à l’objectif à court terme, il doit pouvoir être atteint au cours de la semaine. L’auteur nous conseille aussi de relire nos listes pour vérifier qu’elles sont à jour. Il nous propose ensuite de vérifier notre agenda de la semaine pour mieux organiser nos prochaines tâches à effectuer.

9. Habitude n°8 : Simplifier

Simplifier notre liste de choses à faire est utile afin de ne pas la rendre interminable. L’auteur choisit lui-même de réduire sa to-do list à trois choses essentielles par jour. Il ajoute à celle-ci une seconde liste de petites tâches à effectuer en l’espace de trente minutes maximum : courriels, rédaction de courriers, tâches administratives, etc. Chaque tâche effectuée peut être rayée de la liste.

Pour simplifier notre liste, il nous met au défi d’éliminer la moitié des choses inscrites dessus : il est possible de déléguer certaines tâches ou de supprimer celles qui ne sont plus nécessaires. De plus, il nous invite une fois encore à nous concentrer sur l’essentiel en listant nos objectifs les plus importants au début de chaque semaine sur notre TPS.

Les tâches qui comptent le plus sont celles qui devraient nous apporter du bonheur. Léo Babauta nous suggère aussi de diminuer nos flux RSS, et les sources d’informations auxquelles nous avons accès comme les journaux, les magazines et la télévision.

10. Habitude n°9 : Instaurer des rituels

La mise en place de rituels constitue une manière de simplifier notre journée et de prendre le contrôle de notre vie. Pour instaurer des rituels, Léo Babauta propose de lister nos tâches professionnelles (conception de projets, appels téléphoniques, rédiger des rapports, etc.) et nos tâches personnelles (exercice physique, méditation, courses, écriture d’un journal intime, etc.)

Il suffit ensuite de consulter chacune de ces deux listes et de considérer les tâches qui doivent être effectuées de manière quotidienne. Il est alors possible de mettre en place des rituels pour organiser nos journées. L’auteur recommande d’élaborer des rituels du matin et des rituels du soir. Ceux-ci doivent ensuite être mis en pratique.

Au bout d’une semaine d’application d’un rituel quotidien, il est nécessaire de procéder à des ajustements si certaines choses n’ont pas fonctionné. Les rituels doivent être instaurés pendant une période de trente jours pour devenir des habitudes. Pour réussir à les accomplir, Léo Babauta suggère de nous récompenser régulièrement, de nous engager en public ou d’afficher nos rituels près de notre bureau.

11. Habitude n°10 : Trouver sa passion

Cette habitude est considérée comme l’une des plus difficiles, mais aussi comme l’une des plus importantes du programme ZTD par l’auteur. En effet, la procrastination est souvent causée par le manque d’intérêt que nous avons pour notre travail. Notre emploi devrait être amusant, plaisant, intéressant et motivant. Dans le cas contraire, les neuf premières habitudes seront probablement difficiles à mettre en pratique.

C’est pourquoi l’auteur nous invite à découvrir ce qui nous passionne. Pour ce faire, il nous suggère de réfléchir à ce que nous aimons déjà faire et à ce que nous aimions faire lorsque nous étions enfant : collectionner, dessiner, fabriquer des choses, etc. Il nous propose également de réfléchir aux sujets sur lesquels nous passons beaucoup de temps à nous informer, car cela peut être un indicateur de ce qui nous passionne. Il est également possible de surfer sur Internet pour y piocher des idées, mais aussi d’échanger avec d’autres personnes pour découvrir notre véritable passion.

L’écrivain nous recommande d’adopter dans un premier temps cette activité comme un hobby avant d’en faire un métier, afin de vérifier qu’elle nous passionne sur le long terme. Il nous conseille de faire preuve de persévérance et de ne pas nous décourager si nous rencontrons des obstacles ou si nous recevons des refus.

12. Conclusion

À travers ce livre, Léo Babauta explique sa méthode ZTD visant à transformer notre quotidien par l’adoption de nouvelles habitudes positives. Ce système reposant à la fois sur la collecte des informations et sur leur hiérarchisation permet d’accroître notre efficacité pour accomplir nos projets de manière zen.

Rejoignant la philosophie minimaliste, cet ouvrage propose des méthodes concrètes pour l’aborder et pour la mettre en pratique quotidiennement.

13. Zone critique

Cet ouvrage offre une méthode simple qui semble particulièrement utile dans une société fondée sur le stress et sur un afflux d’informations constant. Inspirée du système GTD de David Allen, celle de Léo Babauta se veut à la fois plus simple et plus efficace.

Par ailleurs, la méthode de Léo Babauta est totalement flexible : le nombre d’habitudes à appliquer ainsi que leur ordre peuvent s’ajuster à chacun. Dès lors, elle peut convenir à tout lecteur souhaitant instaurer des changements dans sa vie, aussi minimes soient-ils.

14. Pour aller plus loin

Ouvrage recensé– Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD (Zen To Done) : 10 habitudes à prendre pour une vie mieux organisée et plus épanouissante, Paris, Alisio, 2019.

Du même auteur– L’Art d’aller à l’essentiel : Le Pouvoir d’une vie simplifiée : se fixer moins d’objectifs, progresser, changer ses habitudes pour une vie épanouissante, Paris, Leduc.s Éditions, 2012. – 52 Changements, CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013.

Autres pistes– David Allen, S'organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L'art de l'efficacité sans le stress, Paris, Leduc.s Éditions, 2015. – Dominique Loreau, L’Art de la simplicité : Simplifier sa vie, c’est l’enrichir, Paris, Marabout, 2013.